Como organizar o estoque para não perder venda nem dinheiro parado

Estoque é dinheiro parado na prateleira. Quando falta produto, você perde venda e o cliente vai no concorrente. Quando sobra, o dinheiro fica preso em mercadoria que não gira e ainda corre risco de vencer ou passar de moda. Este artigo reúne práticas simples para organizar o estoque da sua empresa e parar de escolher entre esses dois problemas.

1. Arrume o cadastro antes de qualquer coisa

Não existe controle de estoque confiável com cadastro bagunçado. Antes de cobrar relatório do sistema, revise o básico:

• cada produto com um único cadastro, sem duplicidade;
• código de barras conferido, para o caixa não errar na leitura;
• unidade de medida certa: unidade, caixa, metro ou quilo;
• produtos que vêm em caixa com a conversão cadastrada, para a baixa sair correta;
• preço de custo atualizado, senão a margem é só um chute.

2. Descubra onde está o seu dinheiro (curva ABC)

Nem todo produto merece a mesma atenção. A curva ABC separa o estoque por peso no faturamento:

• Curva A: poucos itens, grande parte do faturamento. Não podem faltar.
• Curva B: giro médio. Vale acompanhar de perto.
• Curva C: muitos itens, pouca venda. É aqui que o dinheiro costuma ficar parado.

Com essa lista na mão fica fácil decidir o que comprar com prioridade e o que colocar em promoção para liberar capital.

3. Defina estoque mínimo e ponto de compra

Estoque mínimo é a quantidade que segura as vendas enquanto a nova compra não chega. Para calcular, você precisa de duas informações: a média de venda por dia e o prazo de entrega do fornecedor. Multiplique uma pela outra e acrescente uma folga de segurança.

Um exemplo: se você vende 10 unidades por dia e o fornecedor entrega em 7 dias, precisa de pelo menos 70 unidades quando faz o pedido. Com uma folga de 30%, o ponto de compra fica em 91 unidades. Configure esse número no sistema e deixe o alerta trabalhar por você.

4. Faça inventário por partes, o ano todo

Parar a empresa um dia inteiro para contar tudo é caro e cansativo, e o resultado costuma vir com erro. O caminho mais leve é o inventário rotativo: conte alguns itens por semana, começando pelos da curva A, e vá girando as categorias. No fim do ano, tudo foi conferido, sem parar a operação.

Quando achar diferença, procure a causa antes de só ajustar o número: venda sem baixa, entrada digitada errada, perda, quebra ou furto. Ajustar sem investigar faz o erro voltar no mês seguinte.

5. Toda saída e toda entrada precisam passar pelo sistema

É aqui que a maioria dos controles se perde. Combine com a equipe que nada sai sem registro:

• venda no caixa dá baixa automática;
• troca, devolução e garantia têm o seu próprio lançamento;
• produto usado pela própria empresa sai como consumo interno;
• quebra, perda e vencimento são registrados como perda, e não apagados;
• a entrada é feita pelo XML da nota do fornecedor, o que evita digitação e erro de quantidade.

6. Acompanhe poucos números, mas todo mês

• Giro de estoque: quantas vezes o estoque se renovou no período.
• Itens sem venda: o que está parado há 60, 90 ou 180 dias.
• Rupturas: quantas vezes faltou produto da curva A.
• Valor total em estoque: quanto do seu capital está na prateleira.