Backup: 3 perguntas que você deve fazer antes de confiar nos seus dados

Quase toda empresa diz que tem backup. Poucas conseguem responder, sem hesitar, quando ele foi testado pela última vez. E é justamente no dia do problema, com um computador queimado ou um arquivo sequestrado por vírus, que a resposta aparece. Três perguntas simples mostram se o seu backup protege mesmo a sua empresa.

Pergunta 1: quando você restaurou pela última vez?

Backup só vale quando volta. Muita empresa descobre tarde que a rotina estava falhando há meses, que o arquivo estava corrompido ou que faltava justamente a pasta mais importante.

O teste é simples: escolha um arquivo qualquer, peça a restauração e cronometre. Se ninguém souber fazer, ou se demorar horas, você já tem a resposta. Faça esse teste pelo menos a cada três meses e anote o resultado.

Pergunta 2: onde a cópia está guardada?

Um HD externo na gaveta ao lado do computador protege contra defeito do computador, mas não contra incêndio, roubo, raio ou um vírus que criptografa tudo o que está conectado. Por isso existe a regra 3-2-1:

• 3 cópias dos dados, contando o original;
• 2 tipos de armazenamento diferentes, por exemplo disco local e nuvem;
• 1 cópia fora da empresa, que continua a salvo se algo acontecer no local.

Vale conferir também se a cópia da nuvem fica desconectada do dia a dia. Se o vírus alcança a pasta sincronizada, ele alcança o backup junto.

Pergunta 3: quanto tempo você aguenta parado e quanto pode perder?

São duas decisões de negócio, não de informática:

• Tempo até voltar: a empresa aguenta 1 hora parada? Meio dia? Um dia inteiro?
• Trabalho que pode se perder: se o backup roda uma vez por dia, de madrugada, você aceita perder as vendas e os lançamentos do dia inteiro?

Essas duas respostas definem a frequência do backup e o tipo de solução. Para um comércio com movimento o dia inteiro, backup diário costuma ser pouco: o ideal é várias cópias ao longo do dia.

O que mais vale conferir

• O que está no backup: banco de dados do sistema, certificados digitais, XMLs das notas fiscais, documentos e fotos. Muita gente salva a pasta errada.
• XMLs das notas: a empresa precisa guardar os arquivos por 5 anos.
• Aviso de falha: alguém é avisado quando a rotina falha?
• Quem tem acesso: senha do backup não pode ficar na mesma máquina que ele protege.
• Quanto tempo de histórico: só a cópia de ontem não ajuda se o problema começou na semana passada.

Um plano simples para começar

• Liste o que não pode se perder de jeito nenhum.
• Configure o backup automático desses dados, com cópia na nuvem.
• Marque um teste de restauração a cada três meses, com data no calendário.
• Guarde por escrito quem aciona o quê no dia do problema.